Guide régularisation des charges locatives : calcul, justificatifs et communication
Dernière mise à jour : 12 février 2026
La régularisation des charges locatives consiste à comparer les provisions pour charges versées par le locataire pendant l'année aux dépenses réelles récupérables (chauffage, eau, entretien des parties communes, etc.). En fin d'année, on calcule un solde : le locataire complète si les provisions étaient insuffisantes, ou est remboursé si elles étaient trop élevées. Ce guide explique le cadre légal, les étapes de calcul, les justificatifs à conserver et comment communiquer le décompte au locataire.
1. Cadre légal : provisions et charges récupérables
Les provisions pour charges sont des acomptes versés chaque mois par le locataire avec le loyer. Elles sont fixées dans le bail et servent à anticiper les dépenses de charges (entretien, eau, chauffage collectif, etc.). Elles ne sont qu'une estimation : en fin de période (en général une fois par an), le bailleur doit comparer le total des provisions encaissées au montant réel des charges que la loi permet de répartir sur le locataire.
Les charges que le bailleur peut répercuter sur le locataire sont définies par le décret du 26 décembre 2011 (charges récupérables en location). Sont notamment inclus : entretien des parties communes, éclairage, eau froide et eau chaude, chauffage collectif, ordures ménagères, ascenseurs, gardiennage, etc. Sont exclus : les travaux d'amélioration, les charges de copropriété non listées par le décret, etc.
À retenir
Le bailleur ne peut réclamer que les charges récupérables au sens du décret. La régularisation doit reposer sur les dépenses réelles (factures, décomptes), avec une répartition équitable (en général au prorata des tantièmes ou de la surface).
2. Quand faire la régularisation ?
La régularisation est en général effectuée une fois par an, après la clôture des comptes de l'exercice (par exemple après réception des décomptes de la copropriété ou des factures annuelles de chauffage et d'eau). Les baux prévoient souvent une échéance précise (ex. « régularisation dans les 6 mois suivant la fin de l'année »).
Dès que vous disposez des justificatifs (décompte des charges de copropriété, factures eau/chauffage, etc.), vous pouvez calculer le solde et envoyer le décompte au locataire. Un délai raisonnable (3 à 6 mois après la fin de l'année) est courant ; au-delà, des litiges peuvent naître sur la prescription ou l'acceptation tacite.
3. Étapes du calcul
Récapitulatif des étapes
- Rassembler les justificatifs de l'année : décompte des charges de copropriété, factures de chauffage, eau, etc.
- Identifier la part récupérable sur le locataire : ne garder que les postes du décret et la quote-part qui revient au logement (tantièmes, surface, ou clé de répartition prévue au bail).
- Totaliser les provisions versées par le locataire sur la période (12 mois en général).
- Calculer le solde : Charges réelles récupérables − Provisions versées.
- Solde > 0 : le locataire a payé moins que sa part réelle → il doit verser la différence (régularisation à payer).
- Solde < 0 : le locataire a payé plus que sa part réelle → le bailleur lui rembourse ou déduit les mois suivants.
Exemple simplifié
| Élément | Montant |
|---|---|
| Provisions versées sur l'année (12 × 80 €) | 960 € |
| Charges réelles récupérables (part du logement) | 1 020 € |
| Solde (1 020 − 960) | 60 € à la charge du locataire |
Le locataire devra donc régulariser 60 € (ou ce montant sera déduit du prochain loyer si le bailleur l'accepte).
4. Justificatifs à conserver
Pour établir une régularisation incontestable et répondre aux demandes du locataire, conservez :
- Le décompte des charges de copropriété (ou le récapitulatif du syndic) pour l'année concernée
- Les factures (chauffage, eau, ordures, etc.) et tout document prouvant les montants réels
- La méthode de répartition utilisée (tantièmes, surface, quote-part indiquée au bail)
- Le détail des provisions encaissées (quittances ou relevé des encaissements)
Le locataire a le droit de demander le détail et les justificatifs. Mieux vaut les joindre ou les tenir à disposition pour éviter les litiges.
5. Communication au locataire
Présentez un décompte écrit lisible : période concernée (ex. année 2025), total des provisions versées, détail des charges récupérables par poste, solde (à payer ou à rembourser). Indiquez les modalités de paiement ou de déduction si vous proposez d'imputer le solde sur les prochains loyers.
Un envoi par courrier ou email (avec accusé de réception ou preuve d'envoi) permet de dater la communication. Certains bailleurs envoient le décompte avec la quittance du mois ou en pièce jointe dédiée.
Délai de prescription
En principe, le bailleur ne peut réclamer des charges que sur une période limitée (généralement 3 ans en matière de prescription de droit commun, sauf dispositions spécifiques). Communiquer la régularisation dans un délai raisonnable après la clôture des comptes limite les contestations.
6. Répartition des charges (copropriété, multi-lots)
En copropriété, les charges sont réparties entre les lots selon le règlement de copropriété (tantièmes, quote-part des parties communes). La part qui revient à votre logement loué est celle que vous pouvez répercuter sur le locataire (pour les postes récupérables).
Pour un bâtiment entier ou une maison individuelle, les charges (eau, chauffage, entretien) sont en général intégralement imputables au locataire, dans la limite des postes du décret.
En cas de multi-lots (plusieurs logements dans un même immeuble), la répartition entre locataires doit être claire et conforme au bail (tantièmes, surface, etc.).
Outil de régularisation des charges
Calculez la régularisation annuelle avec détail des postes et génération d'un récapitulatif pour le locataire.
Ouvrir l'outil de régularisation →7. Questions fréquentes
Quand faire la régularisation des charges ?
En général une fois par an, après réception des décomptes et factures de l'année (copropriété, chauffage, eau, etc.). Le bail peut préciser un délai (ex. régularisation dans les 6 mois suivant la fin de l'année).
Quels justificatifs fournir au locataire ?
Le décompte détaillé des charges (par poste), les factures ou décomptes de la copropriété, et la méthode de répartition (tantièmes, surface). Le locataire peut exiger de consulter les justificatifs ; les joindre ou les tenir à disposition évite les litiges.
Le locataire peut-il contester la régularisation ?
Oui. Il peut demander le détail et les justificatifs. En cas de désaccord persistant, le litige peut être porté devant le juge (contentieux de la protection) ou la commission de conciliation. Une régularisation claire et documentée limite les contestations.
Peut-on déduire le solde des prochains loyers ?
Oui, si le locataire est d'accord. Vous pouvez proposer d'imputer le solde dû (régularisation à sa charge) sur les loyers des mois suivants, par échéances. Formalisez l'accord par écrit (email ou courrier) pour éviter tout malentendu.
Régularisation positive : le bailleur doit-il rembourser tout de suite ?
En principe, le bailleur doit restituer l'excédent (provisions trop perçues). La pratique courante est soit un virement/remboursement, soit une déduction sur les prochains loyers (avec accord du locataire). Mieux vaut le faire dans un délai raisonnable.
Les charges sont-elles les mêmes en meublé et en non meublé ?
Le principe est le même : seules les charges récupérables (décret du 26 décembre 2011) peuvent être demandées au locataire. La liste et la répartition s'appliquent quel que soit le type de bail (meublé ou vide).
Avertissement : Les informations de ce guide sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal. Pour toute question spécifique, consultez un professionnel ou l'ADIL de votre département.