Chaque mois, le locataire verse des provisions pour charges en plus du loyer. Ces provisions sont des estimations basées sur les dépenses de l'année précédente ou sur le budget prévisionnel de la copropriété. Une fois par an, le bailleur doit comparer les dépenses réelles aux provisions versées et procéder à la régularisation annuelle, conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
Le principe est simple : Charges réelles de l'année - Total des provisions versées = Solde de régularisation. Si le solde est positif, le locataire doit un complément. S'il est négatif, le bailleur doit rembourser le trop-perçu. Ce solde peut être réglé en une fois ou, si la régularisation est tardive (plus d'un an), le locataire peut exiger un échelonnement sur 12 mois.
Seules les charges limitativement listées dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être récupérées sur le locataire. Toute charge non prévue par ce décret reste à la charge exclusive du bailleur. Les principales catégories récupérables sont :
Ne sont jamais récupérables : les travaux d'amélioration, les honoraires du syndic, les frais de gestion de l'agence, l'assurance propriétaire non-occupant (PNO).
L'article 23 de la loi de 1989 impose au bailleur de :
Le bailleur dispose de 3 ans pour réclamer un complément de charges (prescription triennale, article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Si la régularisation intervient plus d'un an après la période concernée, le locataire peut demander un étalement du paiement sur 12 mois.
Oui. Le bailleur doit envoyer le décompte détaillé des charges au moins 1 mois avant la régularisation. Le locataire a ensuite le droit de consulter les justificatifs (factures, contrats, décomptes de copropriété) pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte.
Les provisions sur charges font l'objet d'une régularisation annuelle obligatoire : le bailleur compare les sommes versées aux dépenses réelles. Le forfait de charges (courant en meublé et colocation) est un montant fixe sans régularisation possible. Le choix doit être précisé dans le bail.
Sources : Art. 23, Loi n° 89-462 · Décret n° 87-713 · Service-public.gouv.fr