Guide relance de loyer : calendrier, modèles et bonnes pratiques
Dernière mise à jour : 12 février 2026
Un loyer en retard n'est pas encore un impayé durable : une relance rapide, claire et documentée permet souvent de régulariser la situation sans conflit. Ce guide détaille le calendrier conseillé (du rappel courtois à la relance formelle), le contenu minimal des courriers, le ton à adopter et comment conserver les preuves. Pour aller plus loin en cas d'impayé persistant, consultez notre guide impayés de loyer.
1. Pourquoi relancer vite et de manière documentée ?
Plus vous agissez tôt, plus le taux de régularisation est élevé. Un simple oubli ou un décalage bancaire se règle souvent en quelques jours. À l'inverse, laisser passer plusieurs semaines sans relance peut donner l'impression au locataire que le retard est toléré, et compliquer ensuite le recouvrement.
Documenter chaque relance (date, canal, contenu) vous protège en cas de litige : en cas de procédure pour impayé, vous devrez prouver avoir tenté une résolution amiable. Les tribunaux et les garanties (GLI, Visale) attendent en général des relances écrites avant une mise en demeure.
En résumé
Relancer vite limite les impayés. Relancer par écrit et archiver les preuves prépare un dossier solide si vous devez aller vers une mise en demeure ou une procédure judiciaire.
2. Calendrier conseillé (J+1 à J+15)
Voici une grille de délais couramment utilisée par les bailleurs et les gestionnaires. Vous pouvez l'adapter selon votre situation (relation avec le locataire, historique de paiement, montant des loyers).
Rappel courtois
Dès le lendemain de l'échéance (ou après quelques jours si vous laissez un délai de courtoisie), un rappel par téléphone, SMS ou email : « Bonjour, je n'ai pas encore reçu le loyer du mois de [mois]. Pouvez-vous vérifier ? » Objectif : signaler le retard sans dramatiser. Beaucoup de régularisations ont lieu à ce stade.
Relance écrite (courrier ou email)
Si le rappel n'a pas suffi, envoyez une relance écrite : courrier simple ou email avec accusé de réception (AR). Indiquez clairement le montant dû, la période, la date d'échéance et un délai de régularisation (par ex. 8 jours). Conservez une copie du courrier ou un PDF de l'email.
Deuxième relance ou mise en demeure selon la situation
Si après 15 jours le loyer n'est toujours pas réglé, renouvelez la relance par écrit en rappelant les conséquences possibles (mise en demeure, procédure de résiliation du bail). Selon votre stratégie et les recommandations de votre garant (GLI, etc.), vous pouvez déjà envoyer une mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Voir le guide impayés de loyer pour les étapes suivantes.
Ne pas attendre trop longtemps
Au-delà de 1 à 2 mois sans relance écrite, vous perdez des preuves utiles et vous risquez de compliquer le recouvrement. Les garanties loyers impayés (GLI, Visale) exigent en général des relances et une mise en demeure dans des délais raisonnables.
3. Contenu minimal de la relance
Pour être efficace et utilisable comme preuve, une relance écrite doit contenir au minimum :
- Référence du bien et du bail : adresse du logement, nom du locataire
- Période concernée : mois (et année) du loyer dû
- Montant dû : loyer, charges si incluses, et éventuellement indiquer le détail (loyer hors charges + provisions pour charges)
- Date d'échéance : date à laquelle le loyer était dû (généralement indiquée au bail, ex. le 5 de chaque mois)
- Modalités de paiement : virement (IBAN), chèque, etc.
- Délai de régularisation : date limite pour régulariser, avant d'engager d'autres démarches (mise en demeure)
Une formule de politesse ferme mais professionnelle suffit. Évitez les menaces ou le ton agressif : restez factuel.
4. Ton et forme : rester ferme et professionnel
Une relance doit être claire, factuelle et professionnelle. Objectif : obtenir le paiement tout en conservant une relation correcte avec le locataire. Un ton trop agressif peut braquer ; un ton trop flou peut donner l'impression que le retard n'est pas pris au sérieux.
- Utilisez « je constate que », « il apparaît que » plutôt que des accusations directes
- Proposez un contact (téléphone, email) en cas de difficulté passagère, pour envisager un échéancier
- Rappelez les conséquences possibles en cas de non-régularisation (mise en demeure, procédure) sans menacer dans la première relance
5. Modèle de courrier de relance
Modèle : première relance écrite (courrier ou email)
[Nom du bailleur ou gestionnaire]
[Adresse]
À [Ville], le [date]
Objet : Relance – Loyer du mois de [mois/année] – [Adresse du logement]
Madame, Monsieur [Nom du locataire],
Je constate que le loyer du mois de [mois année], d'un montant de [montant] € (loyer : [X] €, charges : [Y] €), échu le [date d'échéance], n'a pas été réglé à ce jour.
Je vous prie de bien vouloir procéder au règlement dans les 8 jours par [virement sur le compte suivant : IBAN… / chèque à l'ordre de…].
En cas de difficulté temporaire, je vous invite à me contacter afin que nous puissions en discuter.
À défaut de régularisation dans ce délai, je me verrai contraint(e) d'engager les démarches prévues par la loi (mise en demeure, puis procédure de résiliation du bail en cas d'impayé).
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
[Signature]
6. Preuves et archivage
Conservez pour chaque relance :
- Une copie du courrier (PDF ou scan) ou du mail envoyé, avec la date d'envoi
- En cas d'email : l'accusé de réception ou une capture prouvant l'envoi et si possible la lecture
- En cas de courrier recommandé : l'accusé de réception (AR) ou la preuve de bonne réception
Ces éléments constituent votre preuve de la phase amiable en cas de mise en demeure, de saisie des garanties (GLI, Visale) ou de procédure judiciaire.
7. Et après ? Mise en demeure et procédure
Si malgré les relances le locataire ne règle pas les sommes dues, l'étape suivante est la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Elle a une valeur juridique : elle ouvre la voie à la résiliation du bail et aux procédures de recouvrement. Pour le détail des étapes (mise en demeure, commandement de payer, tribunal, garanties), consultez notre guide impayés de loyer.
Simplifiez vos relances et rappels
Générez des avis d'échéance clairs pour vos locataires et gardez un suivi des loyers pour anticiper les retards.
8. Questions fréquentes
Relance par email ou par courrier ?
Les deux sont valables. L'email avec accusé de réception (ou preuve d'envoi) constitue une preuve écrite. Le courrier simple suffit pour une première relance ; pour la mise en demeure, la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) est en pratique indispensable.
Quel délai donner pour régulariser ?
En général, un délai de 8 à 15 jours est raisonnable pour une première relance écrite. Cela laisse le temps au locataire de régulariser sans traîner trop longtemps. Les garanties (GLI, Visale) peuvent imposer des délais minimaux avant mise en demeure : vérifiez votre contrat.
Faut-il rappeler les charges dans la relance ?
Oui, si le locataire doit des provisions pour charges en plus du loyer, indiquez le détail (loyer + charges) et le total dû. Un courrier flou peut créer des contestations.
Peut-on relancer plusieurs mois en retard en une fois ?
Oui. Si plusieurs mois sont impayés, vous pouvez faire une relance globale en listant chaque mois, le montant dû et le total. Précisez que l'ensemble des sommes doit être régularisé (ou convenez d'un échéancier par écrit).
Relance et trêve hivernale
La trêve hivernale (1er novembre – 31 mars) interdit l'expulsion du locataire, mais elle n'interdit pas les relances ni la mise en demeure. Vous pouvez tout à fait relancer et engager une procédure de résiliation du bail ; seule l'expulsion physique est reportée après le 31 mars.
Avertissement : Les informations de ce guide sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un conseil juridique. En cas de litige ou de situation complexe, consultez un avocat ou l'ADIL de votre département.